.jpg)
இலங்கை அரசாங்க அலுவலகங்களில் நிதி மேலாண்மை மற்றும் வெளிப்படைத்தன்மையை உறுதி செய்வதற்காக ஒரு முறையான கணக்கீட்டு முறை பின்பற்றப்படுகிறது. இவை பிரதானமாக அரசாங்க நிதிவிதிமுறைக் கோவை (Financial Regulations - FR) மற்றும் திறைசேரியின் வழிகாட்டல்களுக்கு இணங்க பராமரிக்கப்படுகின்றன.
அரசாங்க அலுவலகங்களில் பயன்படுத்தப்படும் அடிப்படை கணக்குகள் மற்றும் பதிவேடுகள் பற்றிய விரிவான விபரங்கள் இதோ:
1. காசுப் புத்தகம் (Cash Book)
அலுவலகத்தின் அனைத்து நிதிப்பரிமாற்றங்களையும் பதிவு செய்யும் மிக முக்கியமான முதன்மை ஏடு இதுவாகும்.
வரவுப் பக்கம் (Receipts): அரசாங்கத்திடம் இருந்து கிடைக்கும் நிதி ஒதுக்கீடுகள், முற்பணங்கள் மற்றும் ஏனைய வருமானங்கள் பதியப்படும்.
செலவுப் பக்கம் (Payments): சம்பளம், அலுவலகத் தேவைகள் மற்றும் இதர செலவுகளுக்காக வழங்கப்படும் காசோலைகள் (Cheques) மற்றும் காசு விபரங்கள் பதியப்படும்.
சமநிலைப்படுத்தல்: ஒவ்வொரு நாளின் இறுதியிலும் அல்லது மாத இறுதியிலும் காசுப் புத்தகம் சமநிலைப்படுத்தப்பட்டு, வங்கியின் மீதியுடன் (Bank Statement) ஒப்பிடப்பட வேண்டும்.
2. வாக்குப் பாடப் பேரேடு (Votes Ledger)
ஒவ்வொரு அரசாங்க அலுவலகத்திற்கும் வரவு செலவுத் திட்டத்தின் மூலம் ஒரு குறிப்பிட்ட தொகை ஒதுக்கப்பட்டிருக்கும். அந்த நிதியைப் பயன்படுத்துவதைக் கண்காணிக்க இது உதவும்.
வாக்குப் பாடம் (Vote Object): ஒவ்வொரு செலவுக்கும் ஒரு தனித்துவமான இலக்கம் இருக்கும் (உதாரணமாக: பயணச் செலவு, எழுதுபொருள் செலவு).
பதிவு முறை: ஒதுக்கப்பட்ட நிதியில் இருந்து எவ்வளவு செலவு செய்யப்பட்டுள்ளது மற்றும் மீதம் எவ்வளவு உள்ளது என்பது இதில் துல்லியமாகப் பதியப்படும். ஒதுக்கீட்டைத் தாண்டி செலவு செய்ய இது அனுமதிக்காது.
3. முற்பணக் கணக்குகள் (Advance Accounts)
அரச ஊழியர்களுக்கு வழங்கப்படும் கடன்கள் மற்றும் விசேட வேலைத்திட்டங்களுக்காகப் பயன்படுத்தப்படும் கணக்குகள் இவை.
அரச உத்தியோகத்தர் முற்பணக் கணக்கு (Public Officers' Advance Account - B Account): ஊழியர்களுக்கு வழங்கப்படும் அனர்த்தக் கடன்கள் (Distress Loan), மோட்டார் சைக்கிள் கடன்கள் மற்றும் அவற்றின் அறவீடுகள் இதில் பதியப்படும்.
4. வைப்புக் கணக்குகள் (Deposit Accounts)
அலுவலகத்திற்குச் சொந்தமில்லாத, ஆனால் தற்காலிகமாக வைத்திருக்கப்படும் பணம் இதில் அடங்கும்.
உதாரணம்: ஒப்பந்தக்காரர்களிடம் இருந்து பெறப்படும் பிணைப் பணம் (Security Deposits), முத்திரைத் தீர்வை அல்லது நீதிமன்றக் கட்டணங்கள். குறிப்பிட்ட காலம் முடிந்ததும் இந்தப் பணம் உரியவர்களிடம் ஒப்படைக்கப்படும்.
5. களஞ்சியப் பதிவேடுகள் (Store Ledgers / Inventory)
இது பணத்தைப் பற்றியது அல்ல என்றாலும், பணத்திற்கு நிகரான சொத்துக்களைப் பதிவு செய்யும் கணக்காகும்.
இருப்புப் பதிவேடு (Stock Ledger): எழுதுபொருட்கள், எரிபொருள் போன்ற பாவனைப் பொருட்கள் (Consumables).
தளபாடங்கள் மற்றும் உபகரணங்கள் பதிவேடு (Inventory Register): கணினிகள், மேசைகள், வாகனங்கள் போன்ற நிலையான சொத்துக்கள்.
6. சிறு காசு கணக்கு (Petty Cash Account)
அலுவலகத்தின் அன்றாட மிகச்சிறிய செலவுகளை (உதாரணமாக: தபால் தலைகள், அவசரத் தேநீர்ச் செலவு) மேற்கொள்வதற்காக ஒரு குறிப்பிட்ட தொகை (Imprest) முன்கூட்டியே ஒதுக்கப்பட்டிருக்கும். இது ஒரு பொறுப்பான உத்தியோகத்தரின் கீழ் பராமரிக்கப்படும்.
7. மாதாந்தக் கணக்குச் சுருக்கம் (Monthly Accounts Summary)
ஒவ்வொரு மாத இறுதியிலும் அந்த அலுவலகத்தின் அனைத்து வரவு செலவு விபரங்களும் தொகுக்கப்பட்டு திறைசேரிக்கு (Treasury) அல்லது மாவட்டச் செயலகத்திற்கு அறிக்கையாக அனுப்பப்படும். இது அரசாங்கத்தின் ஒட்டுமொத்த நிதி நிலைமையை அறிய உதவுகிறது.
8. கணக்காய்வு (Audit)
இந்த அனைத்துக் கணக்குகளும் முறையானதா என்பதை உறுதிப்படுத்த அரசாங்க கணக்காய்வுத் திணைக்களம் (Auditor General's Department) மற்றும் உட்புறக் கணக்காய்வு (Internal Audit) மூலம் அவ்வப்போது சோதனைகள் நடத்தப்படும்.
முக்கிய ஆவணங்கள்:
வவுச்சர்கள் (Vouchers): ஒவ்வொரு செலவுக்கும் ஆதாரமான ஆவணம்.
பற்றுச்சீட்டுகள் (Receipts): பணம் பெற்றமைக்கான ஆதாரம்.
அரச அலுவலகத்தில் பணியாற்றும் ஒரு கணக்கீட்டு உத்தியோகத்தர் (Accounts Officer) அல்லது முகாமைத்துவ உதவியாளர் (MSO) இந்தப் பதிவேடுகளைப் பராமரிப்பதில் நேரடிப் பொறுப்புடையவர்.