விரிதாள் (Spreadsheet) என்பது எண்கள், சொற்கள் மற்றும் தரவுகளை வரிசைகள் (Rows) மற்றும் நிரல்கள் (Columns) கொண்ட ஒரு அட்டவணை வடிவில் ஒழுங்கமைக்கவும், கணக்கிடவும், பகுப்பாய்வு செய்யவும் பயன்படும் ஒரு மென்பொருள் பயன்பாடாகும்.
இலங்கை அரச சேவையில் நிதி அறிக்கைகள், சம்பளப் பட்டியல் மற்றும் புள்ளிவிபரத் தரவுகளைப் பேணுவதற்கு Microsoft Excel அல்லது Google Sheets போன்ற விரிதாள் மென்பொருட்கள் இன்றியமையாதவை.
01. அடிப்படைத் திறன்கள்
02. வடிவூட்டல் (Formatting)
03. தொகுத்தல் (Editing)
04. நிரல்கள் மற்றும் வீச்சுகள் (Columns and Ranges)
05. புதியவற்றைச் சேர்த்தல் மற்றும் நீக்குதல்
06. தரவுகளை வரிசைப்படுத்துதல்
07. வரைபடங்களை உருவாக்குதல்
08. அச்சிடுதல்
09. @ சார்புகள் (@ Function)
10. மெக்ரோக்களின் பயன்பாடு
11. கோப்பு முகாமைத்துவம்
இதன் விரிவான அம்சங்கள் கீழே தரப்பட்டுள்ளன:
1. அடிப்படை அமைப்பு (Basic Structure)
கலம் (Cell): ஒரு வரிசையும் நிரலும் சந்திக்கும் ஒரு பெட்டி 'கலம்' எனப்படும். இதுவே தரவுகளை உள்ளிடும் அடிப்படை இடமாகும்.
கல முகவரி (Cell Address): ஒவ்வொரு கலத்திற்கும் ஒரு தனித்துவமான பெயர் இருக்கும் (எ.கா: A1, B10). இதில் 'A' என்பது நிரலையும், '1' என்பது வரிசையையும் குறிக்கும்.
நிரை மற்றும் நிரல் (Rows & Columns): கிடைமட்டமாக இருப்பவை வரிசைகள் (எண்கள் 1, 2, 3...) மற்றும் செங்குத்தாக இருப்பவை நிரல்கள் (எழுத்துக்கள் A, B, C...).
பணித்தாள் (Worksheet): ஒரு கோப்பில் உள்ள ஒரு தனிப்பட்ட பக்கம்.
பணிப்புத்தகம் (Workbook): பல பணித்தாள்களைக் கொண்ட ஒரு முழுமையான விரிதாள் கோப்பு.
2. சூத்திரங்கள் மற்றும் சார்புகள் (Formulas & Functions)
விரிதாளின் மிக முக்கியமான சிறப்பு இதுவாகும். சிக்கலான கணக்கீடுகளை ஒரு நொடியில் செய்ய இது உதவுகிறது.
சூத்திரங்கள் (Formulas): பயனர் உருவாக்கும் கணக்கீடுகள். இவை எப்போதும் சமன் குறியுடன் (=) ஆரம்பிக்க வேண்டும் (எ.கா:
=A1+B1).சார்புகள் (Functions): மென்பொருளில் ஏற்கனவே உள்ளமைக்கப்பட்ட கணக்கீட்டு முறைகள்:
=SUM(): தெரிவு செய்யப்பட்ட கலங்களின் மொத்தத்தைக் காண.=AVERAGE(): சராசரியைக் கணக்கிட.=MAX() / =MIN(): மிகப்பெரிய அல்லது மிகச்சிறிய எண்ணைக் கண்டறிய.=IF(): நிபந்தனைகளின் அடிப்படையில் முடிவுகளைப் பெற (எ.கா: புள்ளிகள் 35 இற்கு மேல் இருந்தால் "Pass" என காட்டுதல்).
3. தரவு முகாமைத்துவ வசதிகள்
வகைப்படுத்துதல் (Sorting): தரவுகளை அகர வரிசைப்படியோ (A-Z) அல்லது ஏறுவரிசை/இறங்குவரிசைப்படியோ ஒழுங்குபடுத்தலாம்.
வடிகட்டுதல் (Filtering): ஒரு பெரிய அட்டவணையில் இருந்து நமக்குத் தேவையான குறிப்பிட்ட விபரங்களை மட்டும் பிரித்தெடுத்துப் பார்க்க உதவுகிறது.
நிபந்தனை வடிவமைத்தல் (Conditional Formatting): குறிப்பிட்ட விதிகளுக்கு உட்பட்ட தரவுகளை மட்டும் வர்ணங்கள் மூலம் வேறுபடுத்திக் காட்டுதல் (எ.கா: கடன் நிலுவை உள்ளவர்களின் பெயர்களைச் சிவப்பு நிறத்தில் காட்டுதல்).
4. வரைபடங்கள் (Charts & Graphs)
எண்களாக இருக்கும் தரவுகளைப் பார்த்தவுடன் புரியும் வகையில் காட்சிப்படுத்த விரிதாள் உதவுகிறது.
Column/Bar Charts: வெவ்வேறு தரவுகளை ஒப்பிட.
Pie Charts: ஒரு முழுமையான விடயத்தில் வெவ்வேறு பகுதிகளின் சதவீதத்தைக் காட்ட.
Line Charts: காலப்போக்கில் ஏற்படும் மாற்றங்களைக் காட்ட (எ.கா: மாதாந்த செலவு அதிகரிப்பு).
5. அரச அலுவலகங்களில் விரிதாளின் பயன்கள்
சம்பளக் கணக்கீடு: ஊழியர்களின் அடிப்படைச் சம்பளம், கொடுப்பனவுகள் மற்றும் கடன்களைக் கணக்கிட்டு நிகரச் சம்பளத்தைத் தீர்மானிக்க.
வரவு செலவுத் திட்டமிடல் (Budgeting): ஒவ்வொரு 'வாக்குப் பாடத்திற்கும்' (Vote) ஒதுக்கப்பட்ட நிதியையும் செலவுகளையும் கண்காணிக்க.
புள்ளிவிபரங்கள்: ஒரு மாவட்டத்தில் உள்ள ஓய்வூதியதாரர்களின் எண்ணிக்கை அல்லது பாடசாலை மாணவர்களின் விபரங்களைத் தொகுக்க.
சரக்கு இருப்பு (Inventory): அலுவலகத்திலுள்ள தளபாடங்கள் மற்றும் உபகரணங்களின் எண்ணிக்கையைப் பேண.
6. முக்கியமான குறுக்குவழிகள் (Shortcut Keys)
Ctrl + S: கோப்பைச் சேமிக்க.
Ctrl + C / Ctrl + V: நகலெடுக்க மற்றும் ஒட்ட.
Ctrl + Z: செய்த பிழையை ரத்து செய்ய (Undo).
F2: ஒரு கலத்தில் உள்ள தரவைத் தொகுக்க (Edit).
சுருக்கமாக: எண்களுடன் தொடர்புடைய எந்தவொரு வேலையையும் விரைவாகவும், துல்லியமாகவும், அழகாகவும் செய்து முடிக்க விரிதாள் ஒரு சிறந்த கருவியாகும். இது மனிதத் தவறுகளைக் குறைத்து வேலையை எளிதாக்குகிறது.