சொற்செயலாக்கம் (Word Processing) என்பது கணினியைப் பயன்படுத்தி ஆவணங்களை உருவாக்குதல், தொகுத்தல், வடிவமைத்தல் மற்றும் அச்சிடுதல் ஆகியவற்றைக் குறிக்கும் ஒரு செயல்முறையாகும். இலங்கை அரச அலுவலகங்களில் கடிதங்கள், அறிக்கைகள் மற்றும் சுற்றறிக்கைகளைத் தயாரிக்க Microsoft Word மிக முக்கிய கருவியாகப் பயன்படுத்தப்படுகிறது.
01. அடிப்படைத் திறன்கள்
02. திரைப் பரிச்சயம்
03. உரைத் தொகுப்பு
04. உரையைச் சீரமைத்தல்
05. எழுத்துரு வகைகள் மற்றும் பண்புகள்
06. பந்திகள்
07. பந்தி மற்றும் வரி இடைவெளிகளை மாற்றுதல்
08. தத்தல் அமைப்பு (Tab setting)
09. தேடல் மற்றும் மாற்றீடு
10. எழுத்துப்பிழை மற்றும் இலக்கணச் சரிபார்ப்பு
11. நிகர்சொற்கள்
12. நிரல்களைப் பயன்படுத்துதல்
13. பக்க வடிவமைப்பு
14. ஆவணங்களை அச்சிடுதல்
15. அட்டவணைகளை உருவாக்குதல்
16. வரிசைப்படுத்துதல்
17. கோப்பு முகாமைத்துவம்
18. கடிதம் இணைத்தல்
19. மெக்ரோக்களின் பயன்பாடு.
இதன் விரிவான அம்சங்கள் மற்றும் நுட்பங்கள் இதோ:
1. ஆவண உருவாக்கம் மற்றும் தொகுத்தல் (Creation & Editing)
ஒரு வெற்றுப் பக்கத்தில் தரவுகளை உள்ளிடுவதிலிருந்து ஆவணம் தொடங்குகிறது.
தட்டச்சு செய்தல் (Typing): விசைப்பலகையைப் பயன்படுத்தி உரைகளை உள்ளிடுதல்.
நகலெடுத்தல் மற்றும் ஒட்டுதல் (Copy & Paste): ஒரு பகுதியில் உள்ள உரையை மீண்டும் எழுதாமல் மற்றுமொரு இடத்திற்கு மாற்ற அல்லது பிரதி எடுக்க இது உதவுகிறது (Ctrl+C, Ctrl+V).
பிழை திருத்தம் (Spell Check & Grammar): எழுத்துப்பிழைகள் மற்றும் இலக்கணப் பிழைகளைத் தானாகவே கண்டறிந்து திருத்த விண்டோஸ் சொற்செயலாக்க மென்பொருட்கள் உதவுகின்றன.
தேடுதல் மற்றும் மாற்றுதல் (Find & Replace): ஒரு நீண்ட ஆவணத்தில் உள்ள ஒரு குறிப்பிட்ட சொல்லைக் கண்டுபிடித்து, அதற்குப் பதிலாக வேறொரு சொல்லை ஒரே நேரத்தில் மாற்ற இது உதவும் (Ctrl+F, Ctrl+H).
2. உரையை வடிவமைத்தல் (Text Formatting)
ஆவணத்தைப் பார்ப்பதற்கு அழகாகவும், வாசிப்பதற்குத் தெளிவாகவும் மாற்றுவதே வடிவமைப்பு எனப்படும்.
எழுத்துரு மாற்றங்கள் (Font & Size): எழுத்துக்களின் வடிவம் (எ.கா: Tamil-Bamini, Arial) மற்றும் அளவை மாற்றலாம்.
தடிமனாதல், சாய்வாக்கல் மற்றும் அடிக்கோடிடல்: முக்கியமான சொற்களை வேறுபடுத்த Bold (Ctrl+B), Italic (Ctrl+I) மற்றும் Underline (Ctrl+U) வசதிகளைப் பயன்படுத்தலாம்.
வண்ணங்கள் (Colors): உரைகளுக்கும் அவற்றின் பின்னணிக்கும் வெவ்வேறு நிறங்களை வழங்கலாம்.
3. பக்க வடிவமைப்பு (Page Layout & Alignment)
அரச கடிதங்கள் மற்றும் அறிக்கைகள் ஒரு குறிப்பிட்ட ஒழுங்கில் இருக்க வேண்டும்.
நேர்த்தி செய்தல் (Alignment): உரைகளை இடது ஓரம் (Left), வலது ஓரம் (Right), நடுப்பகுதி (Center) அல்லது இருபுறமும் சமமாக (Justify) அமைக்கலாம்.
பக்க ஓரம் (Margins): காகிதத்தின் நான்கு பக்கங்களிலும் எவ்வளவு இடைவெளி இருக்க வேண்டும் என்பதைத் தீர்மானித்தல்.
வரி இடைவெளி (Line Spacing): வரிகளுக்கு இடையே உள்ள இடைவெளியைச் சீர் செய்தல்.
தலைப்பு மற்றும் அடிக்குறிப்பு (Header & Footer): ஒவ்வொரு பக்கத்தின் மேற்பகுதியிலும் (அலுவலகப் பெயர்) அல்லது கீழ்ப்பகுதியிலும் (பக்க இலக்கம்) தானாகவே வரும்படி தகவல்களைச் சேர்த்தல்.
4. அட்டவணைகள் மற்றும் படங்கள் (Tables & Images)
தரவுகளைத் தெளிவாகக் காட்ட இவை உதவுகின்றன.
அட்டவணைகள் (Tables): புள்ளிவிபரங்கள் அல்லது பெயர்ப் பட்டியல்களை நிரல் மற்றும் வரிசைகளாக அடுக்கலாம்.
படங்கள் மற்றும் வடிவங்கள் (Shapes & Images): விளக்கப்படங்கள், சின்னங்கள் (Logos) மற்றும் வரைபடங்களை ஆவணத்தில் இணைக்கலாம்.
5. மேம்பட்ட வசதிகள் (Advanced Features)
தபால் ஒன்றிணைப்பு (Mail Merge): ஒரே கடிதத்தை வெவ்வேறு முகவரிகளைக் கொண்ட பலருக்கு ஒரே நேரத்தில் தனித்தனியாக உருவாக்க இது பயன்படுகிறது. (எ.கா: பலருக்கு நேர்முகத் தேர்வு கடிதம் அனுப்புதல்).
தானியங்கி உள்ளடக்க அட்டவணை (Table of Contents): நீண்ட அறிக்கைகளில் உள்ள தலைப்புகளைக் கொண்டு தானாகவே பக்க இலக்கங்களுடன் கூடிய பொருளடக்கத்தைத் தயாரித்தல்.
பாதுகாப்பு (Security): முக்கியமான ஆவணங்களை மற்றவர்கள் பார்க்க முடியாதபடி கடவுச்சொல் (Password) மூலம் பூட்டி வைக்கலாம்.
6. கோப்புகளைச் சேமித்தல் மற்றும் அச்சிடுதல்
சேமித்தல் (Save): ஆவணத்தை
.docxவடிவிலோ அல்லது மாற்றங்கள் செய்ய முடியாதபடி.pdfவடிவிலோ சேமிக்கலாம்.அச்சிடுதல் (Print): அச்சுப்பொறி (Printer) மூலம் காகித ஆவணமாகப் பெறுதல் (Ctrl+P).
சுருக்கமாக: சொற்செயலாக்கம் என்பது கைகளால் கடிதம் எழுதும் முறையை மாற்றி, மிகக் குறைந்த நேரத்தில், பிழையற்ற மற்றும் நேர்த்தியான ஆவணங்களைத் தயாரிக்க உதவும் ஒரு நவீனத் தொழில்நுட்பமாகும்.