இலங்கை அரச சேவையில் அறிவுறுத்தல்களுக்கமைய கடிதமொன்றை வரைவு செய்யும் திறன் (Ability to Draft a Letter According to Instructions) என்பது ஒரு உத்தியோகத்தரின் மிக முக்கியமான தகுதியாகும். ஒரு மேலதிகாரி வழங்கும் சுருக்கமான குறிப்புகளை (Minutes) அடிப்படையாகக் கொண்டு, அரச நடைமுறைகளுக்கு உட்பட்ட வகையில் ஒரு முழுமையான கடிதத்தை உருவாக்குவது ஒரு கலையாகும்.
இதன் விரிவான நுட்பங்கள் மற்றும் படிநிலைகள் கீழே தரப்பட்டுள்ளன:
1. அறிவுறுத்தல்களைப் புரிந்துகொள்ளுதல் (Analyzing Instructions)
வரைவு செய்யத் தொடங்கும் முன், வழங்கப்பட்ட அறிவுறுத்தல்களைச் சரியாகப் பகுப்பாய்வு செய்ய வேண்டும்:
நோக்கம்: கடிதம் எதற்காக எழுதப்படுகிறது? (தகவல் வழங்கவா? கோரிக்கை விடுக்கவா? அல்லது பதில் அளிக்கவா?)
இலக்கு: கடிதம் யாருக்கு அனுப்பப்பட வேண்டும்? (மற்றொரு அமைச்சிற்கா? பொதுமக்களுக்கா? அல்லது கீழ்நிலை அலுவலகத்திற்கா?)
முக்கிய விடயங்கள்: மேலதிகாரி குறிப்பிட்ட "முக்கிய குறிப்புகள்" (Key Points) அனைத்தும் கடிதத்தில் உள்ளடக்கப்பட வேண்டும்.
2. அரச கடிதமொன்றின் பொதுவான கட்டமைப்பு (Structure of a Government Letter)
அறிவுறுத்தல்கள் எப்படி இருந்தாலும், கடிதத்தின் வடிவம் நிலையானதாக இருக்க வேண்டும்:
தலைப்பு (Letterhead): அலுவலகத்தின் பெயர், முகவரி, தொலைபேசி இலக்கம்.
எனது இலக்கம் & உமது இலக்கம்: தொடர்பாடல்களைப் பின்தொடர இவை மிக அவசியம்.
திகதி: கடிதம் கையொப்பமிடப்படும் திகதி.
பெறுநர் விபரம்: பதவிப் பெயர் மற்றும் முகவரி சரியாக இருக்க வேண்டும்.
தலைப்பு (Subject): கடிதத்தின் சுருக்கமான மற்றும் தெளிவான தலைப்பு (அடிக்கோடிடப்பட வேண்டும்).
உடல் பகுதி (Body): விடயங்கள் தர்க்கரீதியான பந்திகளாகப் பிரிக்கப்பட வேண்டும்.
முடிவுரை: "தங்கள் உண்மையுள்ள" அல்லது "இவ்வண்ணம்" போன்ற முறையான முடிவு.
கையொப்பம் & முத்திரை: அதிகாரியின் பெயர் மற்றும் பதவி முத்திரை.
3. வரைவு செய்யும் திறன் - முக்கிய கூறுகள்
அறிவுறுத்தல்களைக் கடிதமாக மாற்றும் போது பின்வரும் திறன்கள் அவசியமானவை:
தெளிவு (Clarity): நீண்ட வாக்கியங்களைத் தவிர்த்து, சொல்ல வந்த விடயத்தை நேரடியாகவும் தெளிவாகவும் கூற வேண்டும்.
சுருக்கம் (Conciseness): தேவையற்ற வர்ணனைகளைத் தவிர்த்து, வழங்கப்பட்ட அறிவுறுத்தல்களுக்குள் மட்டுப்பட்டு எழுத வேண்டும்.
மொழி நடை (Tone): அரச கடிதங்கள் எப்போதும் உத்தியோகபூர்வமான (Formal) மற்றும் மரியாதையான (Polite) தொனியில் இருக்க வேண்டும். "கட்டளையிடுகிறேன்" என்பதற்குப் பதிலாக "அறிவுறுத்தப்படுகிறீர்கள்" போன்ற சொற்களைப் பயன்படுத்த வேண்டும்.
தொடர்ச்சி (Flow): ஒரு பந்திக்கும் அடுத்த பந்திக்கும் இடையே தர்க்கரீதியான தொடர்பு இருக்க வேண்டும். முந்தைய கடிதங்கள் இருந்தால் அவற்றின் இலக்கங்களைக் குறிப்பிட்டு (Reference) ஆரம்பிக்க வேண்டும்.
4. வரைவு செய்யும் போது கவனிக்க வேண்டிய தொழில்நுட்ப விடயங்கள்
முன்மாதிரிகள் (Previous Drafts): அலுவலகத்தில் ஏற்கனவே உள்ள ஒத்த கடிதங்களின் பாணியைப் பின்பற்றுதல்.
பிழை திருத்தம் (Proofreading): எழுத்துப்பிழைகள், இலக்கணப் பிழைகள் மற்றும் திகதித் தவறுகள் இல்லாமல் பார்த்துக் கொள்ளுதல்.
நிமிடப் பத்திரத் தொடர்பு: வரைவு செய்யப்பட்ட கடிதம், கோப்பிலுள்ள நிமிடப் பத்திரத்தில் (Minute Sheet) மேலதிகாரி இட்ட கட்டளைக்கு இணங்குகிறதா என்பதை உறுதி செய்தல்.
5. ஒரு உதாரணம் (Example Scenario)
மேலதிகாரியின் அறிவுறுத்தல்: "திரு. பெரேராவின் இடமாற்றக் கோரிக்கையை நிராகரித்து கடிதம் எழுதவும். தற்போதைய அலுவலகத்தில் ஆள் பற்றாக்குறை இருப்பதை காரணகர்த்தாவாகக் கூறவும்."
வரைவு செய்யப்படும் முறை:
தலைப்பு: திரு. ஏ.பி. பெரேராவின் இடமாற்றக் கோரிக்கை.
ஆரம்பம்: மேற்கூறப்பட்ட விடயம் தொடர்பாக உம்மால் சமர்ப்பிக்கப்பட்ட கடிதத்தைக் கவனத்திற் கொள்கிறேன்.
காரணம்: உமது இடமாற்றக் கோரிக்கை பரிசீலிக்கப்பட்ட போதிலும், தற்போது இவ்வலுவலகத்தில் நிலவும் உத்தியோகத்தர் பற்றாக்குறை காரணமாக உமது கோரிக்கையை இத்தருணத்தில் அனுமதிக்க முடியாதுள்ளது என்பதை வருத்தத்துடன் தெரிவித்துக் கொள்கிறேன்.
முடிவு: எதிர்காலத்தில் வெற்றிடங்கள் நிரப்பப்படும் போது உமது கோரிக்கை மீண்டும் பரிசீலிக்கப்படும்.
6. வரைவுத் திறனை அளவிடும் முறைகள்
பரீட்சைகளில் அல்லது நேர்முகத் தேர்வுகளில் உங்களின் இந்தத் திறனை அறிய ஒரு கோப்பு விபரத்தைத் தந்து, ஒரு கடிதத்தை எழுதச் சொல்வார்கள். அங்கு உங்களின்:
மொழியாற்றல்.
விடயத்தை உள்வாங்கும் திறன்.
அரச சுற்றறிக்கைகள் மற்றும் நடைமுறைகளை கடிதத்தில் பயன்படுத்தும் அறிவு என்பன மதிப்பிடப்படும்.
வரைவு (Drafting) என்பது ஒரு பொறுப்பான பணி. ஒரு தவறான சொல் முழு அரசாங்கக் கொள்கையையுமே தவறாகச் சித்தரித்து விடக்கூடும். எனவே, அறிவுறுத்தல்களைத் தாண்டிச் செல்லாமல் விழிப்புடன் வரைவு செய்வது அவசியம்.